谈话通行礼仪
在商务交往中，对商务人员的口才有很高的要求。商务人员不一定要伶牙俐齿，妙语连珠，但必须具有良好的逻辑思维能力、清晰的语言表达能力，必须在克己敬人、“寸土必争”的前提下，在谈话之中保持自己应有的风度，始终以礼待人。有道是，“有‘礼’有走遍天下”，在谈话之中也是如此。
平心而论，要符合上面那些要求，不是一件很容易的事。不过不要紧，系统地学习掌握一些谈话的技巧，对商务人员在商务交往之中搞好人际关系，定然大有帮助。
谈话的技巧，具有较强的可操作性，而且需要针对不同的人与事，来加以灵活地运用。
例如，当有一位朋友不邀而至，贸然闯进了你的写字间，而您实在难用很长的时间与之周旋时，如果直接告之对方“来的不是时候”，或对之爱搭不理，都很可能得罪人。
其实，只要用委婉一些的语言，一样可以暗示对方应尽早离去，而且还不至于使其难堪。可以在见面之初，一面真诚地对其表示欢迎。一面婉言相告：“我本来要去参加公司的例会，可您这位稀客驾到，我忌敢怠慢。所以专门告假五分钟，特来跟您叙一叙。”这句话的“话外音”，及是暗示对方：“只能谈五分钟时间”，但因说得不失敬意，在对方的耳中就要中听多了。
又如，一位来企业参观的外商，若突然向您问起了我方的产量，产值一类原本不宜问到的问题，告之以“无可奉告”固然能行，却也有可能使对方无地自容。
此时此刻，完全可以运用适当的谈话技巧，用另外的方式来表达“无可奉告”之意。比方说：“董事会让我们生产多少，就生产多少”。“有多大生产能力，就生产多少”。“能卖出去多少产品，就能创造多大产值”。“一年和另一个创造的产值，往往不尽相同”。面对这种照顾对方情绪的“所答非所问”，对方但凡识相，定会知难而退。
下面，就介绍一些商界人士皆应运用自如的说话技巧。
其一，寒暄与问候。
宣暄者，应酬之语是也。问候，也就是人们相逢之际所打的招呼，所问的安好。在多数情况下，二者应用的情景都比较相似，都是作为交谈的“开场白”来被使用的。从这个意义讲，二者之间的界限常常难以确定。
寒暄的主要的用途，是在人际交往中打破僵局，缩短人际距离，向交谈对象表示自己的敬意，或是借以向对方表示乐于与多结交之意。所以说，在与他人见面之时，若能选用适当的寒暄语，往往会为双方进一步的交谈，做好良好的铺垫。
反之，在本该与对方寒暄几句的时刻，反而一言不发，则是极其无礼的。
在当被介绍给他人之后，应当跟对方寒暄。若只向他点点头，或是只握一下手，通常会被理解为不想与之深谈，不愿与之结交。
碰上熟人，也应当跟他寒暄一两句。若视若不见，不置一辞，难免显得自己妄自尊大。
在不同时候，适用的寒暄语各有特点。
跟初次见面的人寒暄，最标准的说法是：“你好！”“很高兴能认识您”。“见到您非常荣幸”。
比较文雅一些的话，可以说：“久仰”，或者说：“幸会”。
要想随便一些，也可以说：“早听说过您的大名”、“某某某人经常跟我谈起您”，或是“我早就拜读过您的大作”、“我听过您作的报告”，等等。
跟熟人寒暄，用语则不妨显得亲切一些，具体一些，可以说“好久没见了”、“又见面了”，也可以讲：“你气色不错”、“您的发型真棒”，“您的小孙女好可爱呀”、“今天的风真大”、“上班去吗？ !网址163164.cn 微信1631640 QQ3149886
寒暄语不一定具有实质性内容，而且可长可短，需要因人、因时、因地而异，而它却不能不具备简洁、友好与尊重的特征。
寒暄语应当删繁就简，不要过于程式化，像写八股文。例如，两人初次见面，一个说：“久闻大名，如雷贯耳，今日得见，三生有幸”，另一个则道：“岂敢，岂敢！”搞得像演出古装戏一样，就大可不必了。
寒暄语应带有友好之意，敬重之心。既不容许敷衍了事般地打哈哈，也不可用以戏弄对方。“来了”，“瞧您那德性”，“喂，您又长膘了”，等等，自然均应禁用。
问候，多见于熟人之间打招呼。西方人爱说：“嗨！”中国人则爱问“去哪儿”、“忙什么”、“身体怎么样”、“家人都好吧？ !网址163164.cn 微信1631640 QQ3149886
在商务活动中，也有人为了节省时间，而将寒暄与问候合二为一，以一句“您好”，来一了百了。
问候语具有非常鲜明的民俗性、地域性的特征。比如，老北京爱问别人：“吃过饭了吗？ ”其实质就是“您好！”您要是答以“还没吃”，意思就不大对劲了。若以之问候南方人或外国人，常会被理解为：“要请我吃饭”、“讽刺我不具有自食其力的能力”、“多管闲事”、“没话找话”，从而引起误会。
在阿拉伯人中间，也有一句与“吃过饭没有”异曲同工的问候语：“牲口好吗？ ”你可别生气，人家这样问候您，绝不是拿您当牲口，而是关心您的经济状况如何。在以游牧为主的阿拉伯人中间，还有什么比牲口更重要的呢？ 问您“牲口好吗？ ”的确是关心您的日子过得怎么样。
为了避免误解，统一而规范，商界人士应以“您好”、“忙吗”为问候语，最好不要乱说。
牵涉到个人私生活、个人禁忌等方面的话语，最好别拿出来“献丑”。例如，一见面就问候人家“跟朋友吹了没有”，或是“现在还吃不吃中药”，都会令对方反感至极。
其二，称赞与感谢。
什么样的人最招人喜欢？ 答案是有的：懂得赞美别人的人，最是招人喜欢。
什么样的人最有礼貌？ 答案也是有的：得到他人帮助后，知道及时表示感谢的人最有礼貌。
称赞与感谢，都有一定的技巧。如不加遵守，自行其事，不但可能会显得虚伪，而且还可能会词不达意，招致误解。
比如，赞美旁人：“您今天穿的这件衣服，比前天穿的那件衣服好看多了”，或是“去年您拍的那张照片，看上去您多少年轻呀”，都是用“词”不当的典型例子。前者有可能被理解为指责对方“前天穿的那件衣服”太差劲，不会穿衣服；后者则有可能被理解为是在向对方暗示：您老得真快！你现在看上去可一点儿也不年轻了。您说，讲这种废话是不是还不如免开尊口呢？ 网址163164.cn 微信1631640 QQ3149886
赞美别人，应有感而发，诚挚中肯。因为它与拍马屁，阿谀奉承，终究是有所区别的。
赞美别人的第一要则，就是要实事求是，力戒虚情假意，乱给别人载高帽子。夸奖一位不到40岁的女士“显得真年轻”，还说得过去；要用它来恭维一位气色不佳的80岁的老太太，就过于做作了。离开真诚二字，赞美将毫无意义。
有位西方学者说：面对一位真正美丽的姑娘，才能夸她“漂亮”。面对相貌平平的姑娘，称道她“气质甚好”，方为得体，而“很有教养”一类的赞语，则只能用来对长相实在无可称道的姑娘讲。
他的话讲得虽然有些率直，但却道出赞美虽人的第二要则：需要因人而异。男士喜欢别人称道他幽默风趣，很有风度，女士渴望别人注意自己年轻、漂亮。老年人乐于别人欣赏自己知识丰富，身体保养好。孩子们爱别人表扬自己聪明，懂事。适当地道出他人内心之中渴望获得的赞赏，适得其所，善莫大焉。这种“理解”，最受欢迎。
赞美别人的第三要则，是话要说得自自然然，不露痕迹，不要听起来过于生硬，更不能“一视同仁，千篇一律”。
当着一位先生的夫人之面，突然对后者来上一句：“您很有教养”，会让人摸不清头脑。可要是明明知道这位先生的领带是其夫人“钦定”的，再夸上一句：“先生，您这条领带真棒！”那就会产生截然不同的“收益”。
个别人乐于赞美异性，轮到面对同性时，却金口难开，“惜墨如金”。这种人，难有挚友密友。
最后应当指出的是：在人际交往中，不要“老王卖瓜，自卖自夸”。应当少夸奖自己，多赞美别人。除了必须进行的自我评价之外，猛夸自己，认定自己一贯正确，举世无双，是极不理智的做法。
“谢谢！”这句话虽则只有两个字，但如运用得当，却会让人觉得意境深远，魅力无穷。
在必要之时，对他人给予自己的关心、照顾、支持、喜欢、帮助，表示必要的感谢，不仅是一名商界人士应当界备的教养，而且也是对对方为自己而“付出”的最直接的肯定。这种做法，不是虚情假意，可有可无的，而是必须的。在这方面，“讷于言而敏于行”，弄不好会导致交往对象的伤感、失望和深深的抱怨。
感谢，也是一种赞美！对它运用得当，可以表示对他人的恩惠领情不忘，知恩图报，而不是忘恩负义、过河拆桥之辈。在今后“下一轮”的双边交往中，商界人士必定会因为自己不吝惜这么简短的一句话，而赢得更好的回报。
在人际交往中，需要商务人员认认真真地对他人说一声“谢谢”的机会非常之多：网址 163164.cn 微信 1631640
受到他人夸奖的时候，应当说“谢谢”。这既是礼貌，也是一种自信。旁人称道自己的衣服很漂亮、英语讲得很流利时，说声“谢谢”最是得体。反之，要是答以“瞎说”、“不怎么地”、“哪里、哪里”、“谁说的”、“少来这一套”，便相形见绌多了。
获赠礼品与受到款待时，别忘了郑重其事地道谢。这句短语，是肯定，也是鼓舞，是对对方最高的评价。
得到领导、同事、朋友、领导们明里暗里的关照后，一定要去当面说一声“谢谢”。
在公共场合，得到了陌生人的帮助，也应该当即致以谢意。
在具体操作中，感谢他人有一些常规可以遵循。在方式方法上，有口头道谢、书面道谢、托人道谢、打电话道谢之分。一般地讲，当面口头道谢效果最佳。专门写信道谢，如获赠礼品、赴宴后这样做，也有很好的效果。打电话道谢，时效性强一些，且不易受干扰。托人道谢，除非是人家出面，效果就差一些了。
感谢他人，还有场合方面的考虑。有些应酬性的感谢可当众表达，不过要显示认真而庄重的话，最好“专程而来”，应于他人不在场之际表达此意。
表示感谢时，通常应当加上被感谢者的称呼。例如：“马小姐，我专门来跟您说一声‘谢谢’”。“许总，多谢了”。越是这样，显得越是正式。
表示感谢，有时还有必要随便提一下致谢的理由。比如：“易先生，谢谢上次您在制作广告
方面的帮助”，免得对方感到空洞或“茫茫然不知所措”。
表示感谢，最重要的莫过于要真心实意。为使被感谢者体验到这一点，务必要作得认真、诚恳、大方。话要说清楚，要直截了当，不要连一个“谢”字都讲得含混不清。表情要加以配合：要正视对方双目，面带微笑。必要时，还须专门与对方握手致意。
表示感谢时，所谢的是一个人，自然不宜不予突出。所谢的若是多人，可统而言之“谢谢大家”，也可一一具体到个人，逐个言谢。
其三，祝贺与慰问。
祝贺，就是向他人道喜。每当亲朋好友在工作与生活上取得了进展，或是恰逢节日喜庆之时，对其致以热烈且富有感情色彩的吉语佳言，会使对方的心情更为舒畅，双方的关系更为密切。
祝贺的方式有多种多样。口头祝贺、电话祝贺、书信祝贺、传真祝贺、贺卡祝贺、贺电祝贺、点播祝贺、赠礼祝贺、设宴祝福等等，都有自己特定的适用范围。在多数情况下，几种方式也可以同时并用。
祝贺的时机，也需要审慎地选择。对商界人士来说，适逢亲朋好友们结婚、生育、乔迁、获奖、晋职、晋级、过生日、出国深造、事业上取得突出成就之时，应当及时向其表示自己为对方而高兴。不然，就有疏远双方关系、心存不满或妒嫉之嫌。碰上节日，出于礼貌，向亲朋好友们道贺，也是必要的。
对于关系单位的开业、扩店、周年纪念、业务佳绩，予以祝贺，亦为“义不容辞”。
一般说来，口头祝贺，是商界人士用到的机会最多的一种祝贺方式。口头祝贺，在总体上的礼仪性要求，是要简洁、热情、友善、饱含感情色彩，是要区分对象，回避对方之所忌。
通常，口头上的祝贺都以一些约定俗成的表达方式来进行。例如，“恭喜，恭喜”、“我真为您而高兴”、就是国人常用的道贺之语。“事业成功”、“学习进步”、“工作顺利”、“一帆风顺”、“身体健康”、“心情愉快”、“生活幸福”、“阖家平安”、“心想事成”、“恭喜发财”之类的吉祥话，大家也人人耳熟能详，百听不厌。
对不同的对象，在不同的时刻，道贺之语的选择应有所不同。
在祝贺同行开业时，“事业兴旺”、“大展宏图”、“日新月异”、“生意兴隆”、“财源茂盛”，恐怕是对方最爱听的话。
在祝贺生日时，除了“生日快乐”可广泛使用外，“寿比南山，福如东海”，这种老寿星爱听的祝词，就不宜对年轻人尤其是孩子们来讲。
对新婚夫妇，使用“天长地久”、“比翼齐飞”、“白头偕老”、“百年好合”、“互敬互爱”、“早生贵子”之类的祝贺语，能使对方更加陶醉在幸福与憧憬之中，多多益善。
有些话本意不错，但可能犯一些人的忌讳，故宜加以回避。例如，乘飞机者，不喜欢祝他“一路顺风”，--因为这对飞机飞行有碍、香港人不爱听别人祝他“快乐”，--爱讨“口彩”的他们，往往把“快乐”听成了与之发音一样的“快落”，那样岂不是太不吉利了。
若明知一位小姐才疏学浅，事业上难有重大进展，那么就不该祝她“事业有成”，免得让人家“感时花溅泪”。代之以“生活幸福美满”，大概才能让对方芳心大悦。
如果说适时而得体的祝贺可以在人与人之间密切感情，促进友谊的话，那么一句恰当的慰问语，也可以把商界人士的关心、体贴和爱护，及时地传达给自己的交往对象，像“雪里送炭”一样温暖对方孤寂和伤感的心灵。
慰问，就是在他人遭遇重大变故，如患病、负伤、失恋、丧子、丧偶、婚姻裂变、极感痛苦忧伤，或破产、关厂、失业、休学、研究受阻、市场开拓失败，遭受困难挫折之时，对其进行安慰与问候，使其稍安勿躁，稳定情绪，宽心放眼，去除或减轻哀伤。在适当的时机，还可给予对方一定的支持与鼓励。
慰问，首先要表现得“患难与共”。不论是表情、神态，还是动作、语言，都应当真诚地显示出慰问者的“同舟共济”之心，体贴关心之意。
例如，在慰问逝者的亲属、探视伤病员、安慰失恋者时，应表情凝重，语调深沉舒缓，语言饱含关心与同情之意。若是嘻嘻哈哈、喜眉笑眼，语调尖锐、油滑，语言随意、放肆、轻浮，就会给人以“彼方悲伤之日，即是我方开心之时”的幸灾乐祸的感觉。
当然，也不宜矫枉过正，表现过分。若是一见面就表现得“冷冷清清，凄凄惨惨戚戚”，“人未语，泪先流”，搞得被慰问者伤心落泪，恶化其情绪，亦属不当之举。
其次，慰问语的重点是关心、体贴与疏导。
对生活困难者，可询问其具体的难题，并给予力所能及的援助。
对工作受挫者，应鼓励其“前途是光明的，道路是曲折的”，“自古英难多磨难，从来纨袴少伟男”，支持其再接再厉，奋起直追。
对失恋者，可以“王顾左右而言他”，免谈此事，尤其不宜评论对方原先的那个“他”或“她”。也可以劝慰其“天涯何处无芳草”，或“大丈夫何患无妻”。
对于颓废之人，则可以多一些激励。告之“牢骚太盛防肠断，风物长宜放眼量”。“人总是要有点精神的。!网址163164.cn 微信1631640 QQ3149886
最后，慰问语应选择得适当。
不要嘲讽、指责对方。说什么：“当初我也碰上过这事，但我可不这样”，“瞧瞧，我原先说什么来着，‘不听好人言，吃苦在眼前’”，都很没有水平。
明明一位小姐对某位先生的“暗恋”前程渺茫，就不应在对前者慰问之际，为之出谋划策，鼓励其“成功就在圩最后的坚持之中”。
慰问时，与被慰问者进行一些交流是必要的。但没有必要对对方的“伤心往事”刨根问底，人家要是不讲，不就该再三“咨询”，非逼得人家“一吐为快”。
其四，争执与论辩。
在商务交往中，特别是在某些正式的场合，为了捍卫民族利益或单位利益，有时免不了要同交往对象针锋相对，寸土必争，争论某些问题，辨别谁是谁非。这也是人们所说的争执与论辩，通常它也称作争辩。
既使是势在必行，义不容情，进行必要的争辩时，也须先礼后兵，礼让三分。
商务礼仪认为，在进行争辩时，应考虑的头等大事，是它有没有实际意义。
一般来说，为公事而进行争辩是必要的，为私事进行的争辩则意义不大。为大事应当进行争辩，并且应当据理力争；为小事则宜求同存异，不必非“争”不可。
还须静思三个细节性问题：一是自己争辩胜利后，对自己是利大还是弊大？ 不妨“两利相权取其大，两害相权取其轻”。二是自己争辩的欲望，是出自理智抑或情感，若为情感而冲冠一怒，则毫无必要。三是自己对争辩对手有无敌意或成见？ 如果有，则务必克制、冷静，不要血气方刚，火上浇油，“浮想联翩”，不能自已。
在进行争辩时，应当注意的第二件大事，是务必切记对事不对人，勿忘常存敬人之心。
“两国交兵，各为其主”。有道是：“商场无父子”，在利益的问题上发生了争辩，实属自然。因此切勿“一不作，二不休”，翻脸不认人。“你对我不仁，休怪我无义”。一上场就揭无底，算总账，口出恶言，想置人于死地。
争辩不是争吵，更不是恶妇骂街，所以在争执辩论的过程中，依旧要文明礼貌，要始终如一地尊重交往对象，维护其自尊心，要晓之以“礼”，动之以情。
“台上是对手，台下是朋友”。明白了这一道理，在争辩时，就应对对手口下留情，常存理解与同情之心，常常设身处地地替对手想一想。有理不在言多，有礼嘴上留情。依靠揭发隐私，说人家“腋臭”，骂人家“口臭”，而不是依靠真才实学暂居上风者，绝不是英雄好汉。
在争辩之中，需要注意的最后一件大事，是应当有备而来，慎重应战。简言之，就是要掌握一定的技巧，做好充分的准备。
在争辩问题时，可以先声夺人，也可以后发制人。但不论“出卖”在先在后，都应在阐述自己的观点时，注意如下三点：网址 163164.cn 微信 1631640
一是语气要自然、果断。这是维护自尊与自信的需要。有理不在声高，“发言”快慢相间，舒缓有致，便不怒而威。哪怕一时讲错了话，当时也不要改口。过一会儿，再重复一遍正确的表述，就等于“自觉更正”了。
二是说理要简单、明了。没有必要东拉西扯，高谈阔论，“下笔千言，离题万里”，那样往往会显得自己空虚和怯场。有一是一，有二是二，能用最简单的话讲清楚最复杂的道理，才算高人。反之，把最简单的事讲得复杂得不得了，不是有意捣乱，就是没学问。
三是要多摆事实。以“例”服人。在争辩中，“摆事实，讲道理”，常被联系到一块，实在是大有道理的。当对方指责我方商品一再涨价，表示不能接受，非要“砍”下去一截的时候，捍卫自己的切身利益的最好办法，莫过于跟对方来一个“亲兄弟，明算账”，把原材料涨价、成本增加等使自己不堪重负的“账单”，一一开列出来。
在具体争辩的操作中，处于上风的人，通常都是那些善于抓住对手要害，“一招制敌”的人。
要想在争辩之中，从对手的陈述中抓住“要害”，以静制动，后发制人，大体上可以采用四种争辩的方法。一是证明对手的论据是不真实，不准确，不能够支持其论点的。二是证明对手的思路，即论证的过程，有失偏颇，存在漏洞。三是证明对方的观点有百害而无一益，或者至少是害大于益。四是通过对比，说服对方。
有一次，美国领导人在会晤一位我国领导人时，粗暴地指责中国政府践踏人权，不允许自由移民。面对这一棘手问题，当时这位中国的领导人并没有与之争来争去，而是棉里藏针，只问了对方一句话，便使之无地自容。他的问话是：“自由移民？ 可以呀，去你们美国一千万人，去西欧一千万人，日本也去它几百万人，马上就办，怎么样？ ”他如此高明地一语中的，实际上就是活用了前面所提到的第二种和第三种方法。
其五，规劝与批评。
规劝，亦即在交谈中，对他人郑重其事地加以劝告，劝说其改变立场，改正错误。在这个意义上来讲，规劝与批评大体上具有许多方面的共性，因为批评就是对他人的缺点提出意见。
它们都是至交与诤友之所为。对“多一事不如少一事”、“不愿得罪人”甚至想“看一出好戏”的人来说，他们是绝不会这样做的。
它们都是就事论事的。善解人意的人都清楚，“人非圣贤，谁无能过？ ”但“千里长堤，溃于蚁穴”。遇事而进言，乃友人之本分。
它们都是对“过失者”的一种关心与负责任的督促。指出他人的缺点与错误，找出其薄弱环节，意在使之今后扬长避短，更好地为人处世。这是对“过失者”最大的关心，最大的爱护，也是对其最负责任的表现。
注重说话技巧的商界人士，在规劝与批评他人时，应注意以下几点：网址 163164.cn 微信 1631640
第一，是表达上要温言细语，勿失尊重。有人笃信“良言苦口利于病，忠言逆耳利于行”之说，一上来就对别人猛下“虎狼之药”，在批评规劝时，什么话难听，就非跟人家说这些话不可。
例如，他们在批评别人时，总爱无师自通地摆出一副“恨铁不成钢”的模样，张口闭口“瞧你这德性”，“叫我说你什么好”，“真不想再理你”之类的套话，滚滚而至。经常一开头，就让被批评者心不服，气不顺，产生逆反心理，拒绝进行合作。微信
1631640到后来，还有可能使被批评者“奋起反击”，反唇相讥，结果双方势同水火，终于酿成一场大战，反目为仇。
碰到这种情况，批评者可能会被批评者“狗咬吕洞宾，不识好人心”，被批评者也可能会指责对方“你算老几？ ”这种情况的产生，关键在于批评者下“狠药”、开“苦口”的方法不得当。
人需要尊重，在批评规劝他人时也别忘了这一点。明智一些的话，在批评规劝他人时，完全可以把同一种意思表达得中听一些。别忘记，良药未必都要苦口，忠言也不一定非得逆耳不成。把规劝批评别人的话，讲得动听一些，利己又利人，何乐而不为呢？ 网址163164.cn 微信1631640 QQ3149886
第二，是尽可能不要当众规劝批评别人。树有皮，人有脸。当众批评规劝别人，尤其是以那些有地位、有身份的人士为批评对象的话，难免会让其自尊心备受伤害。当着部下的面训斥一名部门经理，当着孩子的面批评他的父亲，都会让后者长时间地“抬不起头来”，或许还会因此而对批评者心存怨恨。
不但在规劝批评他人时不要讲粗话、怪话、难听的话，而且尽量不要当众斥责他人，其原因都是为了尊重被批评者，而不使之难堪。
除非绝对必要，不要在会议上，写字间内当众批评他人。如果有条件，可找对方单独交谈，而不在他人面前交谈，哪怕就是规劝批评的话说得重一些，也易于为对方所接受。
还须说明的是，在外人面前规劝同事、批评下属，有时会有“借题发挥”、“指桑骂槐”之嫌。
第三，规劝与批评需要一分为二。著名公关专家、美国人卡耐基曾说：“当我们听到别人对我们的某些长处表示赞赏后，再听到他的批评，我们的心里时常就好受得多。”他的话确实非常实在。
规劝与批评需要一分为二，就是要求商务人员，不能将批评对象“照死里整”、“一棍子打死”。规劝批评别人时，先肯定，后否定，在肯定的基础上局部地否定，既顾全了被批评者的自尊心，又往往使之有台阶好下，是一种很好的办法。
擅长此道者，批评他人之前，还大都爱进行一番自我批评。在批评下属前，自己先承担一定责任；规劝年轻人时，表示自己当初也曾“年轻过”；比起标榜自己“一贯正确”来，往往更容易被接受。
其六，拒绝与道歉。
拒绝，就是不接受。在语言方面来说，拒绝既可能是不接受他人的建议、意见或批评。也可能是不接受他人的恩惠或赠予的礼品。从本质上讲，拒绝亦即对他人意愿或行为的间接性否定。在商务交往中，有时尽管拒绝他人会使双方一时有些尴尬难堪，但“长痛不如短痛”，“当断不断，自受其乱”，需要拒绝时，就应将此意以适当的形式表达出来。
例如，他人邀请自己赴宴，能去就答应下来，不能去就不要勉强。不要当面作“欢欣鼓舞”状地接受了下来，届时又不出席，并且不了了之。
拒绝，既然是对他人意愿或行为的一种间接的否定，那么在有必要拒绝他人时，就应考虑不要把话说绝，别让别人感到难为情。
通常，拒绝应当机立断，不可含含糊糊，态度暖昧。别人求助于自己，而这个忙不能帮时，就该当场明说。当时拍了胸脯，此后却一拖再拖，东躲西藏，最后才说没办法。既误事，又害人，非正派的商界人士之所为，因为这等于骗人。
从语言技巧上说，拒绝有直接拒绝、婉言拒绝、沉默拒绝、回避拒绝等四种方法。
直接拒绝，就是将拒绝之意当场明讲。采取此法时，重要的是应当避免态度生硬，说话难听。在一般情况下，直接拒绝别人，需要把拒绝的原因讲明白。可能 的话，还可向对方表达自己的谢意，表示自己对其好意心领神会，借以表明自己通情达理。有时，还可为之向对方致歉。
有人对拒绝的借口不屑一顾，实在不够理智。若是外商在商务交往中送了现金，按规定不能接受，但总不能不近人情地质问对方“用心安在”。不妨采用婉转的语气，来拒绝馈赠，如可以说：“某先生，实在要感谢您的美意，但我公司规定，在商务活动中不能接受他人赠送的礼金。对不起了，您的钱我不能收。”这样对方就不好强人所难了。
婉言拒绝，就是用温和曲折的语言，去表达拒绝之本意。与直接拒绝相比，它更容易被接受。因为它大更大程度上，顾全了被拒绝者的尊严。
一位男士送内衣给一位关系一般的小姐，这非同寻常。但反唇相讥：“这是给您妈买的吧？ ”便似泼妇了。不如婉言相拒，说：“它很漂亮。只不过这种式样的我男朋友给我买过好几件了，留着送你女朋友吧。”这么说，既暗示了自己已经“名花有主”，又提醒对方注意分寸，不过总算不难听。
沉默拒绝，就是在面对难以回答的问题时，暂时中止“发言”，一言不发。当他人的问题很棘手甚至具有挑衅、侮辱的意味，“拔剑而起，挺身而斗”，未必勇也。不妨以静制动，一言不发，静观其变。这种不说“不”字的拒绝，所表达出的无可奉告之意，常常会产生极强的心理上的威慑力，令对方不得不在这一问题上“遁去”。
沉默拒绝法虽则效果明显，但若运用不当，难免会“伤人”。因此商界人士还可以尝试避而不答，“王顾左右而言他”的方法，即回避拒绝法，来拒绝他人。
回避拒绝，就是避实就虚，对对方不说“是”，也不说“否”，只是搁置此事，转而议论其他事情。遇上他人过分的要求或难答的问题时，均可相机一试此法。
有道是“知错就改”，人不怕犯错误，却怕不承认过失，明知故犯。在人际交往中，倘若自己的言行有失礼不当之处，或是打扰、麻烦、妨碍了别人，最聪明的方法，就是及时要向对方道歉。
例如，因为不了解实际情况，而当众错怪了部下，就应当胸襟坦荡一些，在确定自己错了之后，绝不能文过饰非，将错就错，一错再错，而应当马上以适当的方式向部下真心实意地道歉。这样才会被原谅，才称得上是强者。
道歉的好睡在于，它可以冰释前嫌，消除他人对自己的恶感，也可以防患于未然，为自己留住知己，赢得朋友。
在商务交往中，需要掌握的道歉的技巧，有下面几点。
第一，道歉语应当文明而规范。有愧对他人之处，宜说：“深感歉疚”，“非常惭愧”。渴望见谅，需说：“多多包涵”，“请您原谅”。有劳别人，可说：“打扰了”，“麻烦了”。一般场合，则可以讲：“对不起”，“很抱歉”，“失礼了”。
第二，道歉应当及时。知道自己错了，马上就要说“对不起”，否则越拖得久，就越会让人家“窝火”，越容易使人误解。道歉及时，还有助于当事人“退一步海阔天宽”，避免因小失大。
第三，道歉应当大方。道歉绝非耻辱，故而应当大大方方，堂堂正正，完全彻底。不要遮遮掩掩，“欲说还休，却道天凉好个秋”。不要过分贬低自己，说什么“我真笨”，“我真不是个东西”，这可能让人看不起，也有可能被人得寸进尺，欺软怕硬。
第四，道歉可能借助于“物语”。有些道歉的话当面难以启齿，写在信上寄去也成。对西方妇女而言，令其转怒为喜，既往不咎的最佳道歉方式，无过于送上一束鲜花，婉“言”示错。这类借物表意的道歉“物语”，会有极好的反馈。
第五，道歉并非万能。不该向别人道歉的时候，就千万不要向对方道歉。不然对方肯定不大会领我方的情，搞不好还会因此而得寸进尺，为难我方。即使有必要向他人道歉时，也要切记，更重要的，是要使自己此后的所作所为有所改进，不要言行不一，依然故我。让道歉仅仅流于形式，只能证明自己待人缺乏诚意。